Conditions d'abonnement Klepsi

1. Objet et champ d'application

Klepsi est un logiciel de suivi du temps, de suivi des commandes et de facturation, édité et exploité par ALEOP SAS et fourni en ligne par abonnement. Les présentes conditions régissent l'essai et l'abonnement à Klepsi.

Elles complètent les Conditions Générales de Vente et de Prestation de Services d'Aleop (aleop.eu/cgv), dont les dispositions communes s'appliquent. En cas de contradiction, les présentes prévalent pour Klepsi. Pour l'édition Entreprise, le devis accepté prévaut sur les présentes.

Klepsi est réservé aux professionnels. En s'inscrivant, le Client déclare agir pour les besoins de son activité professionnelle.

2. Définitions

Instance : l'installation de Klepsi dédiée au Client, avec sa propre base de données et sa propre adresse. Utilisateur actif ou siège : un compte utilisateur à l'état actif dans l'Instance ; un compte désactivé n'est pas un siège. Édition : Standard ou Entreprise, chacune ouvrant un ensemble de fonctions. Données du Client : toutes les informations saisies ou importées dans l'Instance par le Client et ses utilisateurs.

3. Inscription et période d'essai

L'inscription se fait sur le site de Klepsi (getklepsi.com). Le Client indique notamment sa société, un contact, une adresse électronique professionnelle et le sous-domaine souhaité. Aucune Instance n'est créée tant que l'adresse électronique n'est pas confirmée.

L'essai dure trente (30) jours à compter de la création de l'Instance. Il est gratuit, sans moyen de paiement et sans engagement. Il ouvre les fonctions de l'Édition choisie. Aleop peut refuser une inscription ou limiter le nombre d'essais, notamment en cas d'adresse jetable, de demandes répétées ou d'usage abusif.

À la fin de l'essai, le Client choisit une Édition et un moyen de paiement. À défaut, l'Instance passe en lecture seule : les données restent consultables et exportables, la saisie est fermée. Sans souscription dans les soixante (60) jours qui suivent, l'Instance et ses données sont supprimées. Deux rappels sont envoyés par courrier électronique avant la suppression.

4. Formation du contrat

Pour l'édition Standard, le contrat est formé au premier paiement en ligne. Pour l'édition Entreprise, il est formé à la signature du devis.

L'acceptation des présentes est donnée en cochant la case prévue dans le formulaire. Aleop conserve la date, l'heure et l'adresse IP de cette acceptation, ainsi que la version acceptée, à titre de preuve.

5. Éditions et évolution du service

Les fonctions de chaque Édition sont celles décrites sur le site getklepsi.com à la date de souscription.

Le Client peut changer d'Édition à tout moment. La montée en Entreprise prend effet immédiatement, facturée au prorata. Le retour en Standard prend effet à la fin de la période en cours. Dans les deux cas, les données sont conservées.

Aleop fait évoluer Klepsi et ses mises à jour sont incluses dans l'abonnement. Aleop ne retire pas une fonction essentielle de l'Édition souscrite sans l'annoncer au moins trois (3) mois à l'avance. Le Client peut alors résilier sans frais avant la date du retrait.

6. Prix

Les prix sont exprimés en euros hors taxes, par Utilisateur actif et par mois, selon le tarif publié à la date de souscription. Un minimum est facturé : trois (3) sièges en édition Standard, dix (10) en édition Entreprise. La mise en service de l'édition Entreprise est facturée au devis.

Le nombre de sièges est relevé chaque jour par l'Instance. La quantité facturée suit ce relevé, au prorata du mois. Aucun blocage n'est appliqué à l'ajout d'un utilisateur.

L'abonnement annuel bénéficie d'une remise sur le prix mensuel. Les sièges sont alors payés d'avance pour l'année. Les sièges ajoutés en cours d'année sont facturés au prorata. Une baisse du nombre de sièges prend effet au renouvellement.

Aleop peut modifier ses prix. La modification est annoncée par courrier électronique au moins soixante (60) jours à l'avance et s'applique à la période suivante. Le Client qui la refuse peut résilier avant son entrée en vigueur.

7. Facturation et paiement

Édition Standard : paiement d'avance par carte bancaire ou prélèvement SEPA, mensuel ou annuel, par l'intermédiaire d'un prestataire de paiement agréé. Aleop ne conserve aucune donnée de carte.

Édition Entreprise : facturation selon le devis, réglée par prélèvement SEPA ou par virement, dans les conditions de paiement des CGV d'Aleop.

Les factures sont émises sous forme électronique et envoyées à l'adresse de facturation indiquée par le Client.

En cas d'incident de paiement, Aleop relance le Client. Quinze (15) jours après la première relance restée sans effet, l'Instance passe en lecture seule. Soixante (60) jours après, Aleop peut résilier l'abonnement. Les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire prévues par les CGV s'appliquent. Les données ne sont jamais supprimées pendant ces délais.

8. Durée, renouvellement et résiliation

Édition Standard, formule mensuelle : l'abonnement court par périodes d'un mois, renouvelées automatiquement. Le Client peut résilier à tout moment ; la résiliation prend effet à la fin du mois en cours.

Édition Standard, formule annuelle, et édition Entreprise : l'abonnement court pour douze (12) mois, renouvelés automatiquement. Le Client peut résilier au plus tard un (1) mois avant l'échéance, par écrit ou depuis son espace client. Le Client est informé par courrier électronique au moins deux (2) mois avant chaque échéance.

La période en cours n'est pas remboursée, sauf résiliation consécutive à un manquement d'Aleop. La résiliation pour manquement suit les CGV d'Aleop.

9. Fin de l'abonnement et restitution des données

Les Données du Client lui appartiennent. Pendant toute la durée de l'abonnement, le Client peut les exporter en totalité, dans des formats ouverts, depuis l'Instance.

À la fin de l'abonnement, quelle qu'en soit la cause, l'Instance passe en lecture seule pendant soixante (60) jours. Le Client peut y consulter et exporter ses données. À l'issue de ce délai, l'Instance et sa base de données sont supprimées. Les copies de sauvegarde disparaissent au terme de leur cycle de rotation, trente-cinq (35) jours au plus. Une attestation de suppression est remise sur demande.

Une aide à la migration au-delà de l'export fourni par l'Instance fait l'objet d'une prestation sur devis.

10. Droit d'utilisation

Aleop concède au Client, pour la durée de l'abonnement, un droit d'utilisation de Klepsi personnel, non exclusif et non cessible, réservé à ses utilisateurs et à ses besoins propres.

Le Client s'interdit de revendre ou de mettre Klepsi à disposition de tiers, d'en reproduire ou d'en décompiler le code hors des cas permis par la loi, de contourner les mesures de sécurité ou de licence, et de l'utiliser à des fins illicites.

Aleop reste propriétaire du logiciel, de sa documentation et de la marque Klepsi. Le Client reste propriétaire de ses données, de ses logos et de ses contenus. Il autorise Aleop à les héberger et à les traiter dans la seule mesure nécessaire à la fourniture du service.

11. Hébergement, sécurité et sauvegardes

Chaque Instance est installée séparément, avec sa propre base de données. Elle est hébergée en France, chez OVHcloud, dans des centres de données situés dans l'Union européenne. Les échanges sont chiffrés.

Les données sont sauvegardées chaque jour et la copie est conservée sur un autre site. L'Instance est supervisée en continu.

Le Client gère ses utilisateurs et leurs droits. Il veille à la confidentialité des accès. La connexion est protégée par un second facteur ou par l'authentification unique de son fournisseur d'identité.

12. Disponibilité, maintenance et support

Aleop met en œuvre les moyens nécessaires pour que l'Instance soit accessible en permanence, avec un objectif de disponibilité mensuelle de 99,5 % hors maintenance planifiée pour l'édition Standard. Pour l'édition Entreprise, les engagements de service et les éventuelles pénalités sont ceux du devis.

Les maintenances planifiées sont annoncées au moins quarante-huit (48) heures à l'avance et réalisées autant que possible hors des heures ouvrées. Le passage en lecture seule prévu par les présentes n'est pas une indisponibilité.

Support de l'édition Standard : centre d'aide en ligne et demande par courrier électronique, traitée les jours ouvrés. Support de l'édition Entreprise : portail de support, délais de prise en charge du devis et interlocuteur nommé. La formation, le paramétrage avancé et les développements spécifiques font l'objet d'un devis.

13. Données à caractère personnel

Pour les données personnelles contenues dans l'Instance, le Client est responsable de traitement et Aleop agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. Aleop ne traite ces données que sur instruction du Client et pour fournir le service. Les engagements détaillés figurent dans l'accord de traitement des données (DPA) annexé aux présentes et publié sur getklepsi.com/dpa.

La liste des sous-traitants ultérieurs figure à l'annexe 3 du DPA. Aleop informe le Client au moins trente (30) jours avant tout nouveau sous-traitant ultérieur ; le Client peut s'y opposer en résiliant.

Aleop notifie au Client toute violation de données le concernant dans un délai de quarante-huit (48) heures après en avoir eu connaissance, et l'assiste pour répondre aux demandes des personnes concernées.

Les données du contact et de facturation du Client sont traitées par Aleop en qualité de responsable de traitement, selon sa politique de confidentialité.

14. Responsabilité

La responsabilité d'Aleop au titre de Klepsi est limitée au montant hors taxes payé par le Client pour son abonnement au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur. Aleop ne répond pas des dommages indirects, notamment perte de chiffre d'affaires, de clientèle ou de données dont le Client n'a pas conservé d'export.

Le Client est seul responsable des données qu'il saisit et des documents qu'il émet avec Klepsi, notamment de l'exactitude et de la conformité de ses factures, comptes rendus et déclarations.

15. Suspension

En cas d'usage illicite, d'atteinte à la sécurité du service ou de manquement grave aux présentes, Aleop peut suspendre l'accès à l'Instance sans délai. Aleop en informe le Client et rétablit l'accès dès que la cause a disparu. Les données ne sont pas supprimées du fait de la suspension.

16. Modification des présentes

Aleop peut modifier les présentes conditions. Toute modification est notifiée au Client par courrier électronique au moins trente (30) jours avant son entrée en vigueur et s'applique à la période suivante. Le Client qui la refuse peut résilier avant cette date. La version applicable est datée en tête du document.

17. Droit applicable

Les présentes sont soumises au droit français. Les litiges relèvent de la juridiction désignée par les CGV d'Aleop. La version française fait foi.